3. 프로패셔널의 시간을 관리하는 방법
기업 조직에서 가장 희소한 자원인 시간을 제대로 관리하지 못하는 사람은 다른 어떤 것도 관리할 수 없습니다. 자기 시간의 분석은 자신의 업무에서 정말 중요한 것이 무엇인지를 생각하게 하는 체계적인 하나의 방법입니다.
효과적인 지식 근로자는 자기가 맡은 일부터 먼저 검토하지 않습니다. 그들은 자기가 실제 사용할 수 있는 시간이 어느 정도 인가부터 출발합니다.
지식근로자가 목표를 달성하기 위한 첫번째 단계는 실제로 사용한 시간을 기록해 두는 일입니다. 중요한 것은 실제 사용한 시간을 나중에 기억에 의해 기록하는 것이 아니라 실제로 일을 한 시점에 기록하는 것입니다.(보통 법률회사나 컨설팅 업체 등에서 맨아워로 계산합니다.)
시간을 기록하고 난 다음의 단계는 시간을 체계적으로 관리하는 것입니다. 우리는 시간을 낭비하는 비생산적인 활동을 찾아내어 가능한한 그것을 제거해야 합니다. 그러기 위해서는 몇 가지 자가진단을 해 볼 필요가 있습니다.
먼저 전혀 할 필요가 없는 일, 즉 어떤 결과도 거둘 수 없는 완전한 시간 낭비형 일을 찾아내 제거해야 합니다. 나는 기업의 지식 근로자 중 직위나 담당 직무에 관계없이 자신의 업무시간의 1/4이나 낭비할 수 있는 잡다한 비핵심적 업무를 버리지 않아야 할 사람을 본 적이 없습니다.(기업에서 시간관리에 낭비가 많다는 의미입니다.)
그 다음 해야 할 질문은 "내 시간 운용표에 기록한 활동 중 다른 사람이 나보다 더 잘하지는 못하더라도 최소한 나만큼은 할 수 있는 일은 어떤 것인가?"입니다. 일상적으로 사용하고 있는 권한위임이라는 용어는 잘못 이해되고 있는데, 진정한 목적의 권한위임의 목적은 자신이 할 수 없는 일을 떼어내 다른 사람에게 주는 것이 아니라, 진정으로 저기자신에게 중요한 과업에 집중하기 위한 시간을 확보하는 것입니다. 그리고 그것이야말로 목표달성을 위한 중요한 진전입니다.
세번째 질문은 내가 하는 일 가운데 내가 하지 않아도 되는 일을 함으로써 오히려 다른 사람의 시간을 뻿는 일은 없는가 입니다. 참석 대상을 명확히 한정하지 않은 각종 회의가 그 예입니다.(기업에서 빈번한 회의와 참석자를 한정하지 않는 회의는 공통적인 문제입니다.)
이런 세가지 자기 진단 질문에 더해 경영자들이 똑같이 중요하게 관심을 기울일 사항은 '부실한 경영관리 및 조직상의 결함에서 오는 시간 낭비'입니다. 부실한 경영관리는 모든 사람들, 특히 경영자의 시간을 낭비하게 만듭니다.
시간을 기록하고 분석하여 관리하는 지식 근로자는 자신의 중요한 일에 투입할 수 있는 시간, 즉 '자유재량시간'이 얼마나 되는가를 파악할 수 있습니다. 효과적인 사람들은 자신의 자유재량시간을 통합해야 한다는 것을 알고 있습니다. 시간관리의 마지막 단계는 기록과 분석에 의해 밝혀진, 정상적으로 사용할 수 있고 또 자신의 통제하에 있는 시간을 연속적으로 묶는 일입니다.
소크라테스의 '너 자신을 알라'는 유한한 인간에게는 거의 불가능할 정도로 어려운 일입니다. 그러나 '너 자신의 시간을 알라'는 것은 만일 원하기만 한다면 얼마든지 따를 수 있고, 그 결과 공헌과 목표 달성으로 이어질 것입니다.
4. 프로패셔널의 중요한 일에 집중하라
목표를 달성하는 비결은 한 곳에 집중하는 것입니다. 효과적인 사람들은 중요한 것부터 먼저 하고 그리고 한 번에 한가지 일만 수행합니다. 즉 여러 가지 일을 능숙하게 처리하는 사람의 비결은 한 번에 오직 한가지 일만 하는 것입니다.
지식 근로자의 노력을 집중시키기 위한 제1의 법칙은 더 이상 생산적이지 않는 과거로부터 탈피하는 것입니다. 모든 계획과 활동 그리고 과업을 정기적으로 점검하고 늘 "이 일은 아직도 계속할 만한 가치가 있는 일인가?" 자문합니다. 만약 그렇지 않다고 결론이 나오면 그 일을 하지 않습니다.
조직에서 과업을 추진하는 사람은 늘 모자라기에 해야 할 일의 우선순위를 결정해야 합니다. 하지만 정령 해야 할 일은 우선순위를 결정하는 일이 아닙니다. 우선순위는 누구나 정할 수 있습니다. 과업을 집중적으로 추진하는 지식 근로자가 그렇게도 적은 이유는 2차 순위, 즉 지금 추진하지 않아도 되는 과업을 결정하고 또 그것을 지키기가 어렵기 때문입니다.
우선순위와 2차 순위를 결정하는 데 가장 중요한 것은 이성적인 분석이 아니라 용기입니다.
과거가 아니라 미래를 판단 기준으로 선택해야 합니다.
문제가 아니라 기회에 촛점을 맞추어야 합니다.
자신의 독자적인 방향을 선택해야 합니다. 즉 인기를 누리고 있는 것에 편승하지 말아야 합니다.
(기업 전략에서는 Fiest가 Best보다 훨씬 유리합니다.)
무난하고 쉬운 목표보다는 확연한 차이를 낼 수 있는 높은 목표를 세워야 합니다.
(국내 기업인 SK에서는 이를 인간이 도달할 수 있는 최상의 수준, 즉 SUPEX 목표라고 합니다.
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